Chế độ làm việc linh động trong thời kỳ hậu đại dịch thách thức ngành quan hệ công chúng ra sao?

Chế độ làm việc linh động ngày nay

Chế độ làm việc linh động ngày càng thịnh hành, và nhiều doanh nghiệp có tư duy cấp tiến đang thích nghi với các tác động do đại dịch toàn cầu gây ra. Sự kết hợp của chế độ làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa mang đến sự linh hoạt tối ưu, cũng như, về tiềm năng, sẽ cải thiện được sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống cho các nhân viên ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Tuy nhiên, đối với một ngành nghề như quan hệ công chúng, vốn phụ thuộc nhiều vào các mối quan hệ giữa người với người, việc triển khai chế độ làm việc linh động có thể là một thác thức không nhỏ. Thật là khó để việc giao tiếp giữa các thành viên trong cùng đội nhóm được hoàn hảo nhất với khoảng cách xa như vậy, khi các thành viên rải rác ở các khu vực khác nhau với múi giờ khác nhau, song lại phải phối hợp với nhau một cách chặt chẽ ở thời gian thực.

Thời kỳ hậu đại dịch thách thức ngành quan hệ công chúng

Thiếu sự giao tiếp trực tiếp

Một điều không thể phủ nhận đó là đại dịch dường như đã khiến ngành nghề quan hệ công chúng bị xáo trộn với những khó khăn càng ngày tăng lên trong việc nuôi dưỡng các mối quan hệ thông qua việc gặp mặt trực tiếp. Nếu mọi người không ở văn phòng, thật sự việc kết nối với đúng người cần gặp qua điện thoại thật sự khó khăn. Việc hủy bỏ các sự kiện và các hội nghị về kinh doanh quy mô lớn trong thời gian dài, trong khi đó là những dịp được cho là cơ hội kết nối mạng lưới vô hạn, đã gây tác động mạnh đến ngành nghề quan hệ công chúng. Tất cả các yếu tố kết hợp lại sẽ dẫn đến tổn thất về hiệu suất công việc tổng thể, các mối quan hệ truyền thông và doanh thu.

Khó duy trì việc giao tiếp liền mạch và hiệu quả với khách hàng

Một chức năng trong hoạt động kinh doanh quan trọng của các chuyên gia PR đó là làm cho việc giao tiếp của khách hàng trở nên tiện ích và thỏa mãn kỳ vọng của họ. Một trong những điều khó khăn nhất trong ngành quan hệ công chúng đó là khách hàng không phải lúc nào cũng chung quan điểm với các đại lý giải quyết các nhu cầu của họ. Trước đại dịch, hoạt động thực tế tốt nhất của ngành nghề này đó là giữ sợi dây liên lạc, giao tiếp với khách hàng được liền mạch và ổn định, thường bằng việc gặp gỡ trực tiếp hoặc các cuộc gọi. Điều này rất hiệu quả để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có thể hiện diện và biết được các vấn đề cũng như mục tiêu liên quan đến dự án.

Trong khi quan hệ công chúng hiệu quả không thể thực hiện một sớm một chiều, thì việc xây dựng mối quan hệ là một quá trình bền bỉ kéo dài hàng tháng, thậm chí hàng năm. Sự chuyển đổi sang các cuộc họp và sự cộng tác thông qua trực tuyến khiến mọi việc trở nên khó khăn hơn ở chế độ làm việc linh hoạt, đặc biệt khi nói đến việc điều phối giữa các thành viên trong cùng đội và khách hàng từ xa.

Những trở ngại trong việc giúp đỡ khách hàng đạt được mục tiêu truyền thông

Sự tác động của đại dịch toàn cầu đến những người làm trong ngành nghề PR không chỉ ở chế độ làm việc, mà còn ở cách họ giúp khách hàng đạt mục tiêu truyền thông. Quan hệ công chúng là hoạt động thực chiến yêu cầu nỗ lực để thành công. Tuy nhiên, đại dịch đã làm cho các sự kiện PR thực tế gần như là không thể. Do đó, nó đã trở thành một trong những trở ngại lớn nhất cho những người làm nghề quan hệ công chúng có thể giúp khách hàng tạo dựng thương hiệu và các mối quan hệ truyền thông. Một giải pháp hiệu quả cho lỗ hổng truyền thông này đó là các chuyên gia PR cần phải gửi đi các thông cáo báo chí có mục đích tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO). Một thông cáo báo chí được thực hiện tốt là công cụ xây dựng thương hiệu mạnh mẽ dành cho các khách hàng có thể thu hút các bên liên quan, từ truyền thông, nhà đầu tư và công chúng.

Bí kíp cho chế độ làm việc linh hoạt

Trước thực tế chế độ làm việc linh hoạt đang thịnh hành hiện nay, sau đây là một số bí kịp cho các chuyên gia PR thích nghi với thời kỳ chuyển giao này.

Làm mới cơ sở dữ liệu địa chỉ liên lạc

Trước tiên, hãy nỗ lực thêm nữa để cập nhật cơ sở dữ liệu các địa chỉ liên lạc vì quyền lợi của các mối quan hệ truyền thông. Trong ngành quan hệ công chúng, địa chỉ liên hệ truyền thông là các tài sản giá trị. Toàn cảnh ngành truyền thông rõ ràng đã có sự dịch chuyển trong thời kỳ đại dịch. Điều quan trọng là bạn cần đưa ra những sáng kiến và bắt kịp với vô số những chuyển động của các chuyên gia truyền thông trong thời đại hậu đại dịch.

Hãy chắc chắn cơ sở dữ liệu luôn cập nhật với các liên hệ phù hợp. Từ những thay đổi về nghề nghiệp và chuyên mục phụ trách cho tới công việc mới, chuyển công tác, đổi cơ quan, hãy liên hệ với các mối liên hệ có sẵn bằng cách giao tiếp liên tục và mở rộng cơ sở dữ liệu với các địa chỉ liên hệ truyền thông mới, đang nổi bật. Liên hệ với truyền thông là một động thái cho thấy sự nhiệt thành làm việc của bạn trong việc cộng tác với họ bất kể khi nào họ có thể dành thời gian cho chúng ta, và đôi khi, mở cửa cho những mối quan hệ đối tác trong tương lai.

Hãy luôn cập nhật mọi vấn đề

Chìa khóa để thiết lập lại hiệu suất công việc là để mọi người quay trở lại vòng tròn lặp với sự cởi mở và minh bạch tối đa. Hãy dành thời gian và lên kế hoạch điểm danh đều đặn đối với các thành viên trong nhóm và khách hàng ở xa, lý tưởng là trước khi khởi động một dự án.

Điểm danh hoặc gặp mặt đều đặn cho phép bạn quản lý tốt hơn sự hợp tác bằng cách giữ cho đường dây liên lạc luôn cởi mở.  Nhờ tăng cường giao tiếp,  đội nhóm và khách hàng sẽ được cung cấp một nền tảng để chia sẻ mối quan tâm hoặc các câu hỏi, nhận được những lời giải thích rõ ràng hơn, và thiết lập mục tiêu thực tế hoặc các khung thời gian làm việc chung.

Cơ hội đi cùng với chế độ làm việc linh hoạt là luôn có. Những người phụ trách hoạt động công chúng cũng như các chuyên gia trong ngành cần tập trung hành động theo những bí kíp trên, điều đó sẽ giúp gặt hái được nhiều thành quả từ xu hướng và sự thịnh hành mới này.