Gửi thông cáo báo chí cho các nhà báo là một phần quan trọng của bất kỳ chiến lược PR nào, nhưng biết rõ thời điểm thích hợp để gửi tài liệu báo chí của bạn cũng không kém phần quan trọng. Một ngày bình thường của một phóng viên có thể rất bận rộn và không thể dự đoán trước và việc họ nhận được tin tức của bạn ở thời điểm quan trọng thường có thể là yếu tố quyết định khiến email của bạn được xuất bản hoặc bị bỏ qua hoàn toàn.
Mặc dù không có câu trả lời chung cho tất cả câu hỏi về thời điểm đưa ra thông cáo báo chí, nhưng có một số nguyên tắc chung có thể áp dụng cho hầu hết các tình huống.
Lý tưởng nhất là bạn muốn nhắm đến các nhà báo vào thời điểm yên tĩnh nhất trong ngày trước khi chu kỳ tin tức bắt đầu. Thời điểm này thường là từ sáng sớm đến giờ ăn trưa. Ngày tốt nhất để lên kế hoạch phát hành thông cáo báo chí của bạn là từ Thứ Ba đến Thứ Năm. Một khoảng thời gian ngắn,
vâng, nhưng có một số lý do chính cho việc này. Cuối tuần và ngày lễ không được khuyến nghị vì những lý do quá rõ ràng và vào thứ Sáu, nhiều người có xu hướng chuyển sang chế độ cuối tuần.
Mặc dù không có sự đồng thuận rõ ràng về việc liệu Thứ Hai có phải là ngày tốt để gửi thông cáo hay không, nhưng một số nghiên cứu cho thấy hơn một nửa số nhà báo thích nhận các tin tức giới thiệu vào Thứ Hai hơn bất kỳ ngày nào khác.
Ngoài những điểm chính này, có một số cách hiệu quả để tính thời gian cho thông báo của bạn và thu hút sự chú ý của các nhà báo và biên tập viên ít thời gian.
